Sin cargar no es vigente
Un vencimiento que nadie cargó, o uno por kilómetros en una unidad sin kilometraje, se cuenta aparte. No saber cuándo vence la póliza no es lo mismo que tenerla al día, y el panel no los muestra juntos.
La VTV, la póliza, la licencia del chofer, el próximo service: cada uno vence en una fecha distinta, en cada camión y en cada chofer. Se anotan en una planilla o en la memoria de quien se ocupa, y que algo venció se descubre cuando el camión ya salió o cuando lo para un control.
Y el control que sí existe suele mezclar dos cosas: lo que está al día y lo que nadie cargó. Una póliza sin fecha se ve igual que una vigente. Cuando se renueva, la fecha nueva pisa la anterior y no queda cuándo vencía antes ni quién la cargó.
Qué resuelve, de punta a punta
Cubre los vencimientos de las unidades y de los choferes: los de documentación, como la VTV, la póliza o la licencia, y los de mantenimiento, como el próximo service.
Viene incluido en Flota. Una empresa de Cargas o de Viajes que no tiene Flota lo suma como add-on.
Cada empresa define qué vence. Un concepto se mide por fecha o por kilómetros y declara con cuánta anticipación empieza a figurar por vencer, cuánto se tolera vencido y cada cuánto se renueva. Con la fecha o el kilometraje de cada ficha, el sistema calcula el estado: vigente, por vencer, en tolerancia, vencido o sin cargar.
Lo que se mide por kilómetros se compara contra el kilometraje de la unidad, que avanza con lo que se registra en la operación, como las cargas de combustible con odómetro.
Todo se ve en un panel ordenado por urgencia y en la solapa de cada ficha, y se renueva desde cualquiera de los dos. Con Viajes o Cargas, el vencimiento llega a la operación: avisa al armar el tramo, aparece en Tráfico, deja afuera de la planificación lo vencido y, con una regla, frena la asignación.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Panel de vencimientos | Ver en una sola pantalla lo que vence en las unidades y en los choferes activos, con su estado y cuánto falta, primero lo más urgente | Colaborador |
| Resumen por estado | Contar arriba cuántos hay vencidos, en tolerancia, por vencer, sin cargar y vigentes, y filtrar el panel con un click en cada número | Colaborador |
| Búsqueda y filtros | Buscar por patente, interno o chofer, y filtrar por unidades o choferes, por concepto y por documentación o mantenimiento | Colaborador |
| Solapa en cada ficha | Ver en la ficha de cada unidad y de cada chofer todos sus vencimientos, con los que no tiene cargados aparte | Colaborador |
| Por fecha o por kilómetros | Controlar la documentación por su fecha y el mantenimiento por el kilometraje de la unidad, con lo que falta en días o en kilómetros | Colaborador |
| Renovación | Cargar el vencimiento nuevo desde el panel o desde la ficha, con el próximo propuesto por el período del concepto y corregible | Operador |
| Conceptos de vencimiento | Crear, editar y desactivar qué vence en las unidades y en los choferes, con su medida, su tipo y cada cuánto se renueva | Avanzado |
| Anticipación y tolerancia | Decidir por concepto desde cuándo algo figura por vencer y cuánto se puede seguir operando después de vencido | Avanzado |
| Avisos al armar un tramo | Mostrar, al elegir la unidad y el chofer, lo que tienen vencido o se les vence antes del viaje. Con Viajes o Cargas | Operador |
| Alertas en Tráfico | Marcar la unidad o el chofer que está en viaje, o que tenía que salir, con un vencimiento vencido o en tolerancia. Con Viajes o Cargas | Colaborador |
| Planificación sin vencidos | No sugerir en Tráfico una unidad ni un chofer con algo vencido, y avisar lo que está en tolerancia o vence antes de terminar el tramo. Con Viajes o Cargas | Colaborador |
| Regla que frena la asignación | Avisar, pedir autorización o impedir tomar un pedido o guardar un tramo con un chofer o una unidad vencidos o en tolerancia. Con Viajes | Avanzado |
| Vencimientos en el inicio | Ver al entrar cuántos vencidos hay y los más urgentes en la lista de alertas, con el enlace al panel | Colaborador |
| Vencimientos en el tablero de flota | Ver el estado de toda la flota, lo próximo a vencer y la unidad o el chofer con más vencidos, con sus gráficos. Con Viajes | Avanzado |
Por qué éste y no una planilla
Renovar no pisa lo anterior
Cada renovación es un registro nuevo en la historia de la ficha, con quién la hizo y cuándo. La fecha anterior sigue estando.
La tolerancia la decide la empresa, concepto por concepto
Es lo que separa «venció ayer» de «venció hace tres meses», y lo que usa la regla que frena una asignación.
El vencimiento llega a donde se asigna
Al elegir la unidad y el chofer de un tramo se ve lo que tienen vencido o se les vence antes del viaje, y la planificación de Tráfico no propone una unidad con algo vencido. No hace falta abrir el panel para enterarse.
El próximo se propone, no se impone
El período del concepto sugiere la fecha o el kilometraje siguiente; si el anterior ya venció, cuenta desde hoy. Manda lo que dice el comprobante, y se corrige antes de guardar.
La medida de un concepto no cambia después del alta
Pasarlo de fecha a kilómetros haría que lo ya cargado significara otra cosa sin ningún aviso. Se crea uno nuevo y el viejo se desactiva, con su historia intacta.
Lo urgente, primero
El panel ordena vencido, en tolerancia y por vencer, y dentro de cada grupo lo que menos falta. Lo que no tiene dato se cuenta arriba y se lista sólo si se pide: en una flota grande son miles y taparían lo que hay que mirar.
Para qué empresa es
Para la empresa de transporte que tiene unidades y choferes propios o de terceros y necesita saber, antes de asignar un viaje, que la documentación y el mantenimiento están al día.
Se aprovecha más cuando se dan algunas de estas condiciones: la flota ya no se puede seguir en una planilla, hay vencimientos que no aplican a todos —como una habilitación especial—, el mantenimiento se programa por kilómetros, o se quiere que un camión con la VTV vencida no se pueda asignar sin que alguien lo autorice.
Se combina con
Flota. Viene incluido: cada unidad y cada chofer lleva en su ficha la solapa de sus vencimientos, y los de mantenimiento por kilómetros se miden contra el kilometraje de la unidad.
Viajes. Avisa al armar el tramo, marca en Tráfico a quien sale o viaja con algo vencido, deja lo vencido fuera de la planificación y suma la sección de vencimientos al tablero de flota. Con una regla al guardar, frena el pedido o el tramo con un chofer o una unidad vencidos.
Cargas. Al armar el camión, cada unidad y cada chofer muestra lo que tiene vencido o se le vence antes de salir, y Tráfico marca a quien está en la calle con algo vencido.
Combustibles. Cada carga con lectura de odómetro mueve el kilometraje de la unidad, y con él los vencimientos por kilómetro, como el próximo service.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta tener Flota?
No. Con Flota viene incluido; una empresa de Cargas o de Viajes lo suma como add-on.
¿Impide que salga un camión con la VTV vencida?
El panel informa. Con Viajes, una regla que se evalúa al guardar el pedido o el tramo avisa, pide autorización o lo impide, según lo que decida la empresa. Y la planificación de Tráfico no propone una unidad con algo vencido.
¿Manda un aviso antes de que algo venza?
No por correo. Lo que está por vencer figura en el panel, en la ficha y en el inicio desde la anticipación que tenga cada concepto.
¿Qué pasa con un vencimiento que no aplica a todos?
Queda sin cargar en las fichas donde no corresponde. Se cuenta aparte y, en la ficha, va al final y plegado: no se confunde con uno al día ni tapa los que sí vencen.
¿Y si la unidad no tiene kilometraje cargado?
Sus vencimientos por kilómetros figuran sin dato, nunca como vigentes: sin el kilometraje no hay contra qué comparar.
¿Se pierde lo cargado al dejar de controlar un concepto?
No. Un concepto no se borra, se desactiva: sale del panel y de las fichas, lo cargado sigue estando y se puede reactivar.
¿Se puede renovar desde la ficha de la unidad?
Sí. La solapa de vencimientos de cada ficha renueva igual que el panel, y también carga el primero de un concepto que esa ficha no tenía.
Lo que no hace
- No manda avisos por correo antes de que algo venza: lo que está por vencer se mira en el panel, en la ficha y en el inicio.
- No frena nada por sí solo. Lo que impide una asignación es una regla al guardar el pedido o el tramo, en Viajes.
- No mide horas de uso, como las del motor o las del equipo de frío: los vencimientos son por fecha o por kilómetros.
- No lee el odómetro del camión. El kilometraje de la unidad avanza con lo que se registra en la operación.
- No proyecta los kilómetros de un viaje. Al armar un tramo avisa lo que vence por fecha antes de que termine; lo que se mide por kilómetros se mira contra el kilometraje de hoy.
- No controla equipos que no sean unidades o choferes.
- No separa por sucursal: los vencimientos son de toda la empresa.