Add-on · CRISTAL+
Pedir, cotizar, decidir y recibir cada compra con personas distintas en cada paso, y con la orden como la vara contra la que se controla lo que llega y lo que se factura.
Las compras de una empresa de transporte suelen empezar con un mensaje: «necesitamos cubiertas». Alguien pide precios por teléfono, otro decide sin ver las demás ofertas, la orden sale en un correo y, cuando llega la mercadería, nadie sabe contra qué controlarla. Llega la factura y se paga lo que dice.
Sin un circuito, no hay forma de saber quién aprobó una compra, si había una oferta mejor, ni si lo que se pagó es lo que se pidió.
Cubre la compra desde el pedido hasta la recepción, en tres tramos con su responsable:
Después, la recepción: lo que llega se descarga contra la orden, en una o varias entregas, y los insumos entran al stock en la misma recepción. La factura del proveedor se registra en Gestión, atada a la orden que cubre.
Trae incluido Insumos Internos: el stock de lo que la empresa usa para sí, lo que tiene a cargo cada persona, chofer o unidad, y el conteo de inventario. Se integra a Gestión.
Lo que ya está decidido —los honorarios del estudio, un servicio mensual— se compra con una orden directa, sin pasar por el pedido y los presupuestos.
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Requerimientos de Compra | Pedir lo que hace falta con su tipo, renglón por renglón, del catálogo o escrito a mano, y avisar que el pedido quedó cerrado para que siga su curso | Operador |
| Pedir lo que falta | Armar el requerimiento con todos los insumos bajo el mínimo, con la cantidad que falta para llegar al máximo sin lo que ya está en camino en órdenes y en pedidos | Operador |
| Tipos de requerimiento | Definir cada clase de compra: qué se puede pedir con ella, quién la opera —una persona, o todos los que tienen el permiso— y hasta qué importe puede autorizar cada persona, en tramos con su moneda y su vigencia | Avanzado |
| Presupuestos de proveedores | Juntar lo que cotizó cada proveedor —precios por cantidad, descuentos por forma de pago, plazos— y compararlos de frente | Operador |
| Lectura del presupuesto | Que el sistema lea el papel o la foto del presupuesto y complete el proveedor, el número, la moneda y los plazos, para revisar y guardar | Operador |
| Autorización de la compra | Comparar los presupuestos, repartir la compra entre varios proveedores y emitir una orden a cada uno | Operador |
| Compra parcial | Comprar lo que se consiguió y dejar el resto pendiente, para completarlo con otro presupuesto sin volver a autorizar todo | Operador |
| Órdenes de Compra | Emitir la orden y seguir qué se recibió y qué falta; corregir sus datos sin tocar lo que se compró | Operador |
| Orden directa | Comprar lo que ya está decidido, sin pasar por el pedido y los presupuestos | Avanzado |
| Recepción de mercadería | Recibir todo, parte o de más, en una o varias entregas, cancelar con motivo lo que no va a llegar y deshacer una recepción cargada mal; los insumos entran al stock en la ubicación que se elija | Operador |
| Anular una orden | Dejar sin efecto una orden a la que no le llegó nada ni tiene factura, y volver a comprar esas cantidades | Operador |
| Insumos internos | El catálogo de lo que se compra y se guarda, con su stock, su mínimo y su máximo, lo que tiene a cargo cada uno y el conteo de inventario | Operador |
| Motivos de compras | Los motivos de cancelar, recibir de más o anular, para que después se puedan agrupar en un informe | Avanzado |
| Requerimientos en curso | En el inicio, los pedidos que esperan algo de quien entra | Operador |
La recomendación compara con el descuento por forma de pago aplicado. Las ofertas en otra moneda se llevan a la de la empresa con la cotización del día, y si falta una, no recomienda y dice por qué.
Si el proveedor cotizó un importe hasta 10 unidades y otro de 11 en adelante, y al final se compran 9, la orden sale con el importe que corresponde a 9.
Tener el permiso de autorizar no alcanza: una compra que supera el tramo de importe de quien la mira no la puede aprobar.
El proveedor, los ítems, las cantidades y los precios de una orden emitida no se editan: es contra eso que se controla lo que llega y lo que se factura.
Revertir una entrega la deja tachada, con su motivo y quién la deshizo; no se borra.
Para la empresa que compra repuestos, insumos y servicios seguido y a varios proveedores, y quiere que pedir, decidir y recibir lo hagan personas distintas, con límites claros de cuánto puede aprobar cada una. Se aprovecha más con taller propio o con varias sucursales que piden.
Sí: con la orden directa, o con un tipo de requerimiento exprés, donde el circuito se acorta.
Sí. Se reparte la cantidad entre los dos y sale una orden a cada uno.
Se recibe lo que llegó y el resto queda pendiente, o se cancela con motivo si ya no va a llegar.
No: guarda lo que el proveedor contestó, para poder compararlo.