Nada sale sin decir para qué
Un egreso pide para quién es —una persona, un chofer, una unidad, una orden de trabajo o un centro de costo—, y el consumo se lee después por cualquiera de ellos.
Las herramientas, las cubiertas de auxilio, los matafuegos, la ropa de trabajo y los repuestos de uso diario se compran seguido y nadie sabe bien cuántos hay. Se pide por las dudas, o se pide tarde. La amoladora que se llevó alguien de mantenimiento no vuelve, y el handy que salió con un chofer aparece en otro camión. Cuando se cuenta el pañol, la diferencia se corrige a mano y no queda de dónde salió.
Lo que se consumió tampoco se sabe para qué fue: el repuesto salió del pañol, pero nadie anotó a qué unidad o a qué orden de taller fue, y el gasto no se puede leer por centro de costo.
Qué resuelve, de punta a punta
Cubre el stock de los insumos de la empresa, del ingreso al consumo:
- El insumo, con su mínimo y su máximo, su almacén y su ubicación por defecto, su familia y su proveedor habitual; lo que hay en cada almacén y en cada partida, y todos sus movimientos.
- Lo que entra: con la factura o el remito del proveedor, o al recibir una orden de compra, que lo entra al stock en la misma recepción.
- Lo que sale, siempre para alguien: una persona, un chofer, una unidad, una orden de trabajo del taller o un centro de costo. Sale de lo que entró primero, a lo que costó cada partida.
- Lo que tiene que volver queda a cargo de una persona, un chofer o una unidad, hasta que se devuelve —todo o una parte— o se pasa a otro. Lo que sale con un viaje o un reparto queda a cargo de su chofer o de la unidad, y al terminarlo se pregunta por lo que no volvió.
- El conteo de inventario de un almacén: se cuenta, y la diferencia sale como un ajuste con su motivo.
- Pedir lo que falta: el requerimiento de compra con todo lo que quedó bajo el mínimo, de una vez.
- Los almacenes y sus ubicaciones, dibujados sobre un plano.
Viene incluido con Órdenes de Compra. Una empresa de Viajes, Cargas, Flota o Gestión lo suma como add-on, sin las compras: los ingresos se cargan con el comprobante del proveedor.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Insumos internos | La ficha de cada insumo con su mínimo, su máximo, su almacén y ubicación por defecto, su familia y su proveedor habitual; lo que hay en cada almacén y en cada partida, sus movimientos y los datos propios de la empresa | Operador |
| Bajo el mínimo | Ver de una vez los insumos que quedaron por debajo del mínimo, también los que están en cero | Operador |
| Mantener los insumos | Dar de alta, corregir y dar de baja un insumo; uno con stock, con algo a cargo o en un pedido en curso no se da de baja | Avanzado |
| Ingresos | Entrar al stock lo que llega con la factura o el remito del proveedor, en la ubicación que se elija y al valor del comprobante, también en otra moneda con su cotización | Operador |
| Egresos con destino | Sacar del stock para una persona, un chofer, una unidad, una orden de trabajo del taller o un centro de costo, de lo que entró primero y a lo que costó | Operador |
| Ajustes | Corregir una diferencia de stock sin comprobante, con el motivo | Avanzado |
| Anular un movimiento | Deshacer un movimiento mal cargado, con su motivo; lo que ya se consumió no se anula | Avanzado |
| Movimientos de insumos | El listado de todo lo que entró y salió, también lo registrado en el sistema de escritorio y lo recibido con las órdenes de compra | Colaborador |
| Equipos a cargo | Ver quién tiene qué, desde cuándo y cuánto vale, también en la ficha de cada unidad, chofer y persona de la nómina | Colaborador |
| Entregar, devolver y pasar | Entregar a cargo, devolver al almacén todo o una parte, y pasar lo que alguien tiene a otra persona sin que vuelva al almacén | Operador |
| Lo que lleva el camión | Entregar a cargo del chofer o de una unidad lo que sale con un viaje o un reparto —el matafuego, las fajas, una tablet—, devolverlo todo junto al volver, y que al terminar el tramo o rendir el reparto se pregunte por lo que no volvió | Operador |
| Conteo de inventario | Contar un almacén en una o varias veces, también a ciegas, agregando lo que aparece donde el sistema no lo tenía | Operador |
| Cierre del conteo | Ver antes de cerrar los sobrantes, los faltantes y lo que se movió mientras se contaba, y generar los ajustes con su motivo | Avanzado |
| Pedir lo que falta | Armar un requerimiento de compra con los insumos bajo el mínimo, con la cantidad que falta para llegar al máximo sin lo que ya está en camino. Con Órdenes de Compra | Operador |
| Recepción de una orden de compra | Que lo que se recibe de una orden entre al stock en la misma recepción, en la ubicación que se elija y en la moneda de la empresa. Con Órdenes de Compra | Operador |
| Almacenes y ubicaciones | Los almacenes de cada sucursal y sus ubicaciones, con su posición, su zona y su bloqueo | Avanzado |
| Plano del almacén | Dibujar el almacén sobre una grilla —racks, áreas a piso, dársenas, paredes— y generar desde el dibujo sus ubicaciones y el recorrido | Avanzado |
| Catálogos del almacén | Las unidades de medida, las zonas de almacén y las familias de los insumos | Avanzado |
| Motivos de los ajustes | Los motivos de un ajuste o de un conteo, para después agruparlos | Avanzado |
Por qué éste y no una planilla
Lo que tiene que volver no se pierde de vista
Una entrega a cargo queda abierta hasta que vuelve: el listado dice quién la tiene y hace cuántos días, y la ficha de cada unidad, chofer o persona muestra lo suyo.
El camión vuelve con lo que se llevó, o se sabe qué falta
Al cumplir el tramo de un viaje o rendir el reparto, se pregunta por lo que salió con él y no volvió.
El conteo no pisa lo que se movió
La diferencia es contra lo que había cuando se contó cada renglón: lo que salió después es un movimiento real y no se ajusta. Un faltante que ya salió por otro lado corta el cierre y pide recontarlo.
Contar sin mirar el número
Un conteo ciego no muestra lo que hay ni la diferencia hasta cerrarlo.
Lo que sale se valoriza solo
Cada egreso sale de lo que entró primero y a lo que costó cada partida, en la moneda de la empresa: nadie tipea el costo de lo que se consumió.
No se pide dos veces
Pedir lo que falta descuenta lo que ya está en camino en órdenes abiertas y en requerimientos que todavía no se compraron.
Un movimiento no se edita
Lo registrado se anula con su motivo y queda a la vista; lo que ya se consumió no se anula.
Para qué empresa es
- Tiene un pañol, un taller o un depósito propio con herramientas, repuestos, cubiertas, ropa de trabajo o elementos de seguridad.
- Entrega herramientas y equipos a su gente, a sus choferes o a sus unidades, y necesita saber quién los tiene.
- Manda con cada camión elementos que tienen que volver: matafuegos, fajas, zorras, tablets.
- Quiere saber a qué unidad, a qué orden de taller o a qué centro de costo fue cada consumo.
- Cuenta su stock cada tanto y hoy corrige la diferencia a mano.
Se combina con
Órdenes de Compra. Viene incluido: lo que se recibe de una orden entra al stock en la misma recepción, y lo que quedó bajo el mínimo se pide con un requerimiento armado solo.
Viajes. Lo que sale con cada tramo queda a cargo de su chofer o de su unidad, y al cumplirlo se pregunta por lo que no volvió.
Cargas. Lo mismo con el camión de cada reparto: se carga al armarlo o al cargar el camión, y se devuelve al rendir la minuta del chofer.
Flota. La ficha de cada unidad y de cada chofer muestra lo que tiene a cargo, y un egreso puede ir a una orden de trabajo del taller.
Gestión. El egreso lleva su centro de costo, y el ingreso, el proveedor y el comprobante.
Nómina (RRHH). La ficha de cada persona muestra lo que tiene a cargo.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta tener Órdenes de Compra?
No. Viene incluido con Órdenes de Compra; una empresa de Cargas, Viajes, Flota, Gestión o Nómina lo suma como add-on y carga los ingresos con el comprobante del proveedor. Lo que necesita las compras —recibir una orden y pedir lo que falta— aparece cuando se tiene Órdenes de Compra.
¿Sirve para la mercadería de los clientes?
No. Es el stock de lo que la empresa usa para sí. La mercadería de terceros es de Almacén.
¿Sigue cada equipo por su número de serie?
Se sigue por cantidad. Un equipo que se quiere seguir uno por uno —una PC, una herramienta con etiqueta— se da de alta como un insumo propio, con su etiqueta como código.
¿Qué pasa con lo que se cargó en el sistema de escritorio?
Se ve igual: los movimientos, las partidas y lo recibido con las órdenes de compra del escritorio forman parte del mismo stock.
¿Se puede contar un almacén sin frenar el trabajo?
Sí. Lo que se mueve mientras se cuenta no se ajusta, y el cierre avisa qué renglones se movieron. Si se prefiere que no se mueva nada, el almacén se bloquea y se cuenta igual.
¿Se puede corregir un movimiento?
No se edita: se anula con su motivo y se vuelve a cargar. Una diferencia de stock se corrige con un ajuste o con un conteo.
Lo que no hace
- No es el depósito de la mercadería de los clientes: eso es Almacén.
- No sigue cada unidad por su número de serie: se sigue por cantidad, y el equipo que se quiere seguir solo va como un insumo propio.
- No imputa el gasto al centro de costo: lo deja anotado para leer el consumo; el gasto se imputa al pagar la factura del proveedor.
- No suma el repuesto a la orden de trabajo del taller: la anota como destino del egreso.
- No compra solo: pedir lo que falta arma el requerimiento, y la compra sigue su circuito en Órdenes de Compra.
- No lee códigos de barra al contar ni al entregar.