Gestión

La administración de una empresa de transporte toca muchas manos y casi siempre vive en lugares distintos. La factura del proveedor en una carpeta, el pago en la chequera, la caja en una planilla y el libro de IVA en otra que arma el contador con lo que le mandan.

Cuando cada eslabón está separado, el número de fin de mes no lo puede explicar nadie: la caja no cierra contra lo que se pagó, una retención se practica mal y se descubre en la presentación, y el gasto aparece cuando ya salió.

El problema de fondo no es la falta de datos: es que cada eslabón obliga a cargar de nuevo lo que el anterior ya sabía.

Qué resuelve, de punta a punta

Cubre el circuito administrativo de punta a punta: compras, pagos, caja, bancos y los libros fiscales.

Las partes vienen con distintos módulos. Las facturas de proveedores, los pagos, los centros de costo, el análisis y los libros de IVA son de Gestión. La caja, sus movimientos y las minutas de cobranza vienen con el Básico, que tiene toda empresa. Los bancos, los cheques, la conciliación, los asientos, el plan de cuentas y el cierre de períodos son del add-on Contabilidad. El pedido, los presupuestos, la autorización, la orden y la recepción de una compra son del add-on Órdenes de Compra.

• La empresa trabaja en su propia moneda: pesos, dólares o pesos chilenos. Una razón social radicada fuera de Argentina guarda y muestra sus importes en la suya —la factura, la orden de pago, la caja, la cobranza, el banco y los informes—, y con el add-on Multimoneda, lo que está en otra moneda se registra con su cotización contra ésa.

• La factura del proveedor se registra leyéndola de un archivo o a mano, con su desglose de impuestos y sus cuotas; con el add-on Órdenes de Compra, además, atada a la orden que cubre. El circuito de pedido, presupuestos, autorización, orden y recepción es de ese add-on.

• El resumen por proveedor muestra cuánto se le debe a cada uno y cuándo hay que pagarlo: lo vencido, lo que vence en 7, 30 y 60 días, los pagos de las próximas semanas y a quiénes más se les debe. Una fila por proveedor con todas sus subcuentas, como se paga. Lo retenido por un desvío y lo que está a favor van aparte.

• El análisis de deuda rearma la cuenta corriente de un proveedor desde todos sus comprobantes, en orden y entre dos fechas —saldo inicial, cada movimiento con su saldo, saldo final—, con lo que se le imputó a cada uno, y marca lo que no cierra. También revisa toda la cartera de una vez.

• Se abre la minuta de pago del día, que agrupa lo que sale y se rinde contra la planilla de caja.

• Dentro de la minuta se emiten las órdenes de pago: qué comprobantes cancela cada una y con qué valores se paga. También a un proveedor eventual —una compra de una sola vez, sin darlo de alta—, que se identifica por su CUIT: sus facturas se juntan por ese dato y sus retenciones se cuentan aparte de las de los demás.

• Con el add-on Percepciones y Retenciones, las retenciones se calculan solas según la escala y lo acumulado del período, se pueden corregir, y se certifican. El certificado muestra la cuenta entera: la base de ese pago, la acumulada del período y lo retenido antes.

• El proveedor recibe su orden y sus certificados impresos, por correo o por un enlace propio.

• Cada pago se imputa a un centro de costo, contra el presupuesto del mes, con proyección de cierre. Lo que vuelve a la caja —un vuelto, una devolución, lo que sobró de un anticipo— se imputa al mismo centro y se descuenta de lo gastado. El desvío y la proyección se miden sobre los centros que tienen presupuesto: lo gastado en uno sin presupuesto se ve, pero no infla el desvío.

• La caja se abre, se opera durante el día y se cierra contando el efectivo y los valores, con el control posterior que la deja conforme u observada. Lo que se registra queda en la sucursal de quien lo registra, y una minuta cuelga sólo de una caja de su misma sucursal.

• En el banco se ven los saldos y los movimientos de cada cuenta, se operan los cheques —depósito, descuento, custodia, canje y rechazo— y se concilia contra el resumen que manda el banco. La lista de bancos se mantiene desde la misma pantalla.

• El asiento contable sale de la operación —al registrar la factura del proveedor y al confirmar la orden de pago— y no se carga por segunda vez.

• El cierre de períodos deja fijo lo que ya se presentó: cerrado el período fiscal, no se registra ni se corrige ningún comprobante de proveedor de esas fechas; cerrado el contable, ningún asiento. Se reabre de a un período, con motivo, y no se puede cerrar hacia atrás.

• El plan de cuentas se arma y se corrige desde la consulta de asientos: qué cuentas reciben asientos, en qué título suma cada una y cuáles se dan de baja, sin tocar los asientos que ya las usan.

• Análisis cruza pagos, retenciones y gasto por centro, y devuelve un informe escrito sobre los mismos números que muestra la pantalla. Los importes van en la moneda de la empresa, con lo que estaba en otra moneda convertido a la cotización con que se registró: nunca se suman pesos con dólares sin convertir.

• El Libro IVA Ventas del mes: lo facturado con su IVA y sus percepciones, los totales por condición frente al IVA y por alícuota, el libro impreso con número de página y, en Argentina, los dos archivos del Libro IVA Digital listos para importar en el sistema del fisco. Los archivos salen siempre del mes entero y de toda la empresa, aunque la pantalla esté filtrada, y la validación avisa lo que no cuadra antes de presentarlos: un comprobante sin autorizar, o uno cuyo IVA no coincide con el de sus renglones.

• El Libro IVA Compras del período fiscal: el crédito fiscal del período abierto por tasa, las facturas que no discriminan IVA en su propia columna —no suman al gravado—, el IVA y las percepciones que cobró el banco, el libro impreso y, en Argentina, el cruce con lo que los proveedores informaron al fisco y los archivos del Libro IVA Digital de compras.

Para qué empresa es

Para la empresa de transporte y logística que quiere la administración integrada a su operación, y no un sistema contable aparte al que después hay que pasarle los datos a mano: el pago sale de la misma base donde están los viajes, las cargas, la flota y la gente.

En concreto, para la que le paga a varios proveedores por semana, practica retenciones, paga con cheques y rinde esos pagos contra una caja. Y para la que reparte el gasto entre centros —por concepto, por sucursal o por unidad de negocio— y quiere enterarse durante el mes, no después.

Se combina con

• Órdenes de Compra: el pedido, los presupuestos, la autorización y la recepción, atados a la factura que se registra acá.
• Insumos Internos: viene con Órdenes de Compra o se suma solo. Lo que sale del pañol lleva su centro de costo, y lo que entra, el proveedor y el comprobante.
• Contabilidad: los bancos, los cheques, la conciliación, los asientos y el cierre de períodos.
• Percepciones y Retenciones: calcular y certificar lo que se le retiene a cada proveedor en la orden de pago, y configurar los impuestos con que se percibe al facturar.
• Multimoneda: las facturas de proveedor, los pagos y las cajas en otra moneda, con su cotización.
• Factura Electrónica: le suma la autorización del fisco a lo que se emite, y lo autorizado alimenta el libro de IVA de ventas sin volver a cargar nada.
• Comercial: cuando una oportunidad se gana, el cliente ya está cargado con sus datos fiscales.
• Viajes, Cargas y Flota: el gasto de la operación —el combustible, el taller, lo que se le paga a un fletero— entra por el mismo circuito y pesa en el mismo centro de costo. Con Cargas, la plata que una sucursal le manda a otra en una bolsa sale de una caja y entra en la otra, y la caja que la mandó no se da por controlada hasta que llega.
• Nómina (RRHH): lo que se le paga a la gente se imputa al centro que corresponde y aparece en la ejecución del mes junto con el resto.
• Servicio de inteligencia artificial: habilita los informes escritos de Análisis, que consumen créditos de ese servicio.

Preguntas frecuentes

Lo que no hace

• No cobra. Los recibos de clientes son de Deudores, y la cobranza entra a la caja desde ahí.
• No emite las facturas de venta ni las autoriza ante el fisco: eso lo hace la emisión de comprobantes, con el add-on de Factura Electrónica.
• No paga en cuotas ni programa pagos a futuro.
• No liquida sueldos.
• No corrige lo que encuentra el cruce con el fisco: lo señala, y la corrección se hace en el comprobante.
• No informa los comprobantes anulados en un archivo aparte para el fisco.
• No pide, cotiza, autoriza ni recibe compras: ese circuito es del add-on Órdenes de Compra.
• No corrige lo que encuentra el análisis de deuda: lo señala, y la imputación se arregla en el comprobante.
• El cierre del período fiscal no frena la emisión de facturas a clientes: frena los comprobantes de proveedores.
• No deja operar desde una sucursal lo que es de otra: la minuta y la orden de pago quedan en la sucursal de quien las registra, y para operar otra se elige esa sucursal.
• No suma importes de monedas distintas sin convertirlos.
• No borra cuentas contables: se dan de baja, y los asientos que las usan quedan como estaban.