El que arma el pago no es el que lo aprueba
Autorizar una orden es un permiso aparte de emitirla: la orden queda pendiente hasta que la aprueba otra persona.
La administración de una empresa de transporte toca muchas manos y casi siempre vive en lugares distintos. El pedido de compra en un correo, el presupuesto del proveedor en un papel, la factura en una carpeta, el pago en la chequera, la caja en una planilla y el libro de IVA en otra que arma el contador con lo que le mandan.
Cuando cada eslabón está separado, el número de fin de mes no lo puede explicar nadie: la caja no cierra contra lo que se pagó, se compra algo que ya estaba pedido, una retención se practica mal y se descubre en la presentación, y el gasto aparece cuando ya salió.
El problema de fondo no es la falta de datos: es que cada eslabón obliga a cargar de nuevo lo que el anterior ya sabía.
Qué resuelve, de punta a punta
Cubre el circuito administrativo de punta a punta: compras, pagos, caja, bancos y los libros fiscales.
- El circuito de compra arranca con el pedido, junta los presupuestos de cada proveedor, se autoriza comparándolos, emite la orden y recibe la mercadería —todo, parte o de más—.
- La factura del proveedor se registra leyéndola de un archivo o a mano, con su desglose de impuestos y sus cuotas, atada a la orden que cubre.
- Se abre la minuta de pago del día, que agrupa lo que sale y se rinde contra la planilla de caja.
- Dentro de la minuta se emiten las órdenes de pago: qué comprobantes cancela cada una y con qué valores se paga.
- Las retenciones se calculan solas según la escala y lo acumulado del período, se pueden corregir, y se certifican.
- El proveedor recibe su orden y sus certificados impresos, por correo o por un enlace propio.
- Cada pago se imputa a un centro de costo, contra el presupuesto del mes, con proyección de cierre. Lo que vuelve a la caja —un vuelto, una devolución, lo que sobró de un anticipo— se imputa al mismo centro y se descuenta de lo gastado.
- La caja se abre, se opera durante el día y se cierra contando el efectivo y los valores, con el control posterior que la deja conforme u observada.
- En el banco se ven los saldos y los movimientos de cada cuenta, se operan los cheques —depósito, descuento, custodia, canje y rechazo— y se concilia contra el resumen que manda el banco.
- El asiento contable sale de la operación, al confirmar la orden, y no se carga por segunda vez.
- Análisis cruza pagos, retenciones y gasto por centro, y devuelve un informe escrito sobre los mismos números que muestra la pantalla.
- El Libro IVA Ventas del mes: lo facturado con su IVA y sus percepciones, los totales por condición frente al IVA y por alícuota, el libro impreso con número de página y, en Argentina, los dos archivos del Libro IVA Digital listos para importar en ARCA.
- El Libro IVA Compras del período fiscal: el crédito fiscal abierto por tasa, el IVA y las percepciones que cobró el banco, el libro impreso y, en Argentina, el cruce con lo que los proveedores informaron a ARCA y los archivos del Libro IVA Digital de compras.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Requerimientos de Compra | Pedir lo que hace falta, con su tipo, y avisar que el pedido quedó cerrado para que siga su curso | OPERADOR |
| Presupuestos de proveedores | Juntar lo que cotizó cada uno —importes por cantidad, descuentos por forma de pago— y compararlos de frente en vez de sobre el escritorio | OPERADOR |
| Autorización de la compra | Comparar los presupuestos, repartir la compra entre varios proveedores y emitir una orden a cada uno | AVANZADO |
| Órdenes de Compra | Emitir la orden al proveedor y seguir qué se recibió y qué falta, sin preguntarle a nadie | OPERADOR |
| Recepción de mercadería | Recibir todo, parte o de más, cancelar lo que ya no va a llegar, y deshacer una recepción cargada mal | OPERADOR |
| Comprobantes de Compra | Registrar la factura del proveedor —leída de un archivo o a mano— con su desglose de impuestos, sus cuotas y la orden que cubre | OPERADOR |
| Proveedores | La ficha del proveedor y su deuda, con el detalle de cada comprobante y las notas de crédito u órdenes aplicadas contra sus cuotas | OPERADOR |
| Artículos y servicios | El maestro de lo que se compra, compartido con el resto del sistema | AVANZADO |
| Órdenes de Pago | Elegir al proveedor, qué se le cancela y con qué se paga: retenciones, cheques, transferencias y efectivo | OPERADOR |
| Minutas de Pago | Agrupar y controlar las órdenes del día y rendirlas contra la planilla de caja | OPERADOR |
| Cajas | Abrir la caja, contar el efectivo y los valores al cerrarla, y dejar registrado el control posterior que la deja conforme u observada | OPERADOR |
| Movimientos de Caja | Registrar lo que entra y lo que sale durante el día, con su concepto y su respaldo | OPERADOR |
| Líneas de Caja | Definir con qué líneas trabaja cada caja, en vez de una lista fija igual para todas las empresas | AVANZADO |
| Minutas de Cobranza | Abrir la minuta contra una caja, cobrar contra ella durante el día y cerrarla para rendir | OPERADOR |
| Bancos y Tesorería | Los saldos y los movimientos de cada cuenta bancaria en un solo lugar, y no en el resumen que llega a fin de mes | OPERADOR |
| Cheques | Depósito, descuento, custodia, canje y rechazo, con el estado de cada cheque a la vista y su historia | OPERADOR |
| Conciliación bancaria | Cruzar los movimientos contra el resumen del banco y dejar conciliado lo que coincide, para que la diferencia sea la que importa | AVANZADO |
| Asientos contables | Que el asiento salga de la operación al confirmar la orden, en vez de cargarse una segunda vez a mano | AVANZADO |
| Centros de Costo | Presupuestar por mes, imputar lo que se paga —y descontar lo que vuelve a la caja— y mirar la ejecución antes de que el mes cierre | OPERADOR |
| Análisis de Compras | Ver cómo viene el mes en pagos y retenciones, cruzado por proveedor, sucursal, moneda o período | AVANZADO |
| Análisis de Contabilidad | Ver en qué se fue la plata por centro, agrupador, mes, origen, proveedor o sucursal | AVANZADO |
| IVA Ventas | Armar el libro de IVA de lo facturado en el mes, imprimirlo con número de página y generar los archivos del libro digital | CONSULTA |
| IVA Compras | Armar el libro de IVA de lo comprado en el período con el crédito fiscal por tasa y el IVA del banco, controlarlo contra lo que los proveedores informaron al fisco y generar el libro digital de compras | CONSULTA |
Por qué éste y no una planilla
La minuta cerrada es un punto de no retorno
Una vez cerrada, sus órdenes ya no se anulan, y el sistema muestra cuántas quedan fijas antes de confirmar.
Corregir un presupuesto no borra el anterior
La corrección entra como versión nueva y pide un motivo; queda el historial con quién lo cambió y cuándo, así que el desvío se mide contra lo que realmente se había planeado.
Anular un pago devuelve los valores donde corresponde
El cheque de tercero vuelve a la cartera listo para endosarse de nuevo; el cheque propio de una chequera controlada queda anulado y su número no se vuelve a ofrecer.
El proveedor recibe un enlace, no un archivo
Se puede dar de baja, vence a los treinta días, y antes de enviarlo se ve a quién se le mandó, cuántas veces y cuántas veces lo abrió.
El sistema propone el centro de costo, la persona confirma
Las reglas sugieren un centro según el proveedor o la sucursal; ninguna imputa sola.
El informe escrito se apoya en números calculados
La inteligencia artificial redacta sobre los mismos totales que muestra la pantalla, y por eso se pueden verificar uno por uno.
Para qué empresa es
Para la empresa de transporte y logística que quiere la administración integrada a su operación, y no un sistema contable aparte al que después hay que pasarle los datos a mano: el pago sale de la misma base donde están los viajes, las cargas, la flota y la gente.
En concreto, para la que le paga a varios proveedores por semana, practica retenciones, paga con cheques y rinde esos pagos contra una caja. Y para la que reparte el gasto entre centros —por concepto, por sucursal o por unidad de negocio— y quiere enterarse durante el mes, no después.
Se combina con
- Factura Electrónica: le suma la autorización del fisco a lo que se emite, y lo autorizado alimenta el libro de IVA de ventas sin volver a cargar nada.
- Comercial: cuando una oportunidad se gana, el cliente ya está cargado con sus datos fiscales.
- Viajes, Cargas y Flota: el gasto de la operación —el combustible, el taller, lo que se le paga a un fletero— entra por el mismo circuito y pesa en el mismo centro de costo.
- Nómina (RRHH): lo que se le paga a la gente se imputa al centro que corresponde y aparece en la ejecución del mes junto con el resto.
- Servicio de inteligencia artificial: habilita los informes escritos de Análisis, que consumen créditos de ese servicio.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cancelar facturas de distintas subcuentas del mismo proveedor con un solo pago?
Sí. El pago se hace a la cuenta y cancela comprobantes de cualquiera de sus subcuentas.
¿Qué pasa si le pago más de lo que imputé?
Lo que sobra queda a cuenta del proveedor, marcado en pantalla, y se aplica después desde su ficha. También se puede emitir una orden enteramente a cuenta.
¿Frena un pago que se pasa del presupuesto?
No: avisa. La barra del centro se enciende al llegar al umbral que fijó la empresa y el responsable recibe el aviso, pero el pago se hace igual.
¿El centro de costo mide lo que se debe o lo que se pagó?
Lo que se pagó. Una factura de diciembre que se paga en enero pesa en enero, y así se compara contra la caja del mes.
¿Convive con el sistema de escritorio?
Sí. El catálogo de centros de costo es el mismo: un centro creado acá aparece también en las pantallas del escritorio.
¿La inteligencia artificial inventa los números?
No. Los calcula el sistema y son los que se ven en la pantalla; la IA los interpreta y los redacta.
Lo que no hace
- No cobra. Los recibos de clientes son de Deudores, y la cobranza entra a la caja desde ahí.
- No emite las facturas de venta ni las autoriza ante el fisco: eso lo hace la emisión de comprobantes, con el add-on de Factura Electrónica.
- No paga en cuotas ni programa pagos a futuro.
- No liquida sueldos.
- No corrige lo que encuentra el cruce con ARCA: lo señala, y la corrección se hace en el comprobante.
- No informa los comprobantes anulados en un archivo aparte para el fisco.