La historia queda junto a la deuda
Cada contacto se registra sobre los comprobantes que reclama, así que al abrir un cliente se ve cuántas veces se reclamó cada factura y cómo terminó el último intento.
El sistema de facturación dice cuánto debe cada cliente. Lo que casi nunca dice es qué se hizo para cobrarlo: quién llamó, qué le contestaron y qué quedó acordado vive en un cuaderno, en una planilla o en la memoria de quien cobra. El que llama al día siguiente arranca de cero, y "prometió tres veces y no pagó" no queda escrito en ningún lado.
Y cuando el cliente pregunta "¿cuánto me cobrarías de mora?", la respuesta sale de una cuenta hecha a mano.
El límite de crédito, además, se carga una vez y envejece: el cliente que hoy compra el triple se pasa todos los meses, y el que dejó de pagar sigue con el límite de cuando pagaba.
Qué resuelve, de punta a punta
Parte de la deuda que ya está en el sistema —los comprobantes emitidos y los recibos cobrados— y le suma la gestión: el resumen de cuenta por cliente, la bitácora de cada contacto con lo que se acordó, la agenda de lo que hay que hacer cada día, el envío del estado de cuenta por correo y el recargo por mora estimado a la fecha.
Y el análisis de deuda: cuando el saldo de un cliente no coincide con lo que él dice, rearma su cuenta corriente desde todos los comprobantes —en orden, entre dos fechas, con el saldo inicial y el final— y muestra qué se imputó contra qué, para encontrar dónde se separan los números. También revisa toda la cartera de una vez.
Y el crédito: una vez por mes califica a cada cliente en cuenta corriente según cómo viene pagando y le propone el límite de crédito que le corresponde según lo que compra, con la política que fija cada empresa. El límite es uno solo por cliente, y es el mismo que controla la emisión de comprobantes.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Resumen de cuenta por cliente | Ver cuánto debe cada cliente repartido por antigüedad —a vencer, 1 a 30, 31 a 60, más de 60— con los totales de la cartera | Colaborador |
| Indicadores de la cartera | Saber de un vistazo cuánto está vencido, quiénes concentran la deuda y cuánto de lo facturado en el mes ya se cobró | Colaborador |
| A quién llamar primero | Ver junto a cada cliente cuándo se lo contactó por última vez, si tiene una promesa de pago vencida y con cuántos días de atraso viene pagando | Colaborador |
| Cómo viene el cliente | Antes de llamar, tener a mano lo vencido, el atraso promedio del último año, el último pago, los contactos y las promesas cumplidas e incumplidas | Colaborador |
| Recargo por mora estimado | Contestar cuánto sería el recargo si se cobrara hoy, comprobante por comprobante, con la tasa que define la empresa | Colaborador |
| Registro de contactos | Anotar cada llamado, correo o visita con quién se habló, en qué terminó y qué comprobantes se reclamaron | Operador |
| Compromisos de pago | Dejar pactado cuándo y dónde paga el cliente, o cuándo volver a llamarlo; repactar sin perder lo que había prometido antes | Operador |
| Agenda de cobranza | La lista de a quién llamar hoy, mañana y en la semana, con lo atrasado siempre arriba y cuándo venció cada factura; al abrir un compromiso se ve todo lo que se habló de esa factura, con las notas internas de cada llamado | Colaborador |
| Cambiar el plazo de una factura | Correr el vencimiento de una factura con saldo cuando se acuerda otro plazo, sin anularla ni volver a emitirla; queda registrado quién lo cambió, cuándo y de qué fecha a cuál | Operador |
| Agenda del equipo | Ver y repartir los compromisos de todos los cobradores, no sólo los propios | Operador |
| Estado de cuenta por correo | Mandarle al cliente su resumen de cuenta y saber si lo abrió | Operador |
| Análisis de deuda | Rearmar la cuenta corriente de un cliente desde todos sus comprobantes, en orden y entre dos fechas, y encontrar la imputación o el saldo que no cierra; o revisar toda la cartera y ver a quiénes no les cierra el saldo | Avanzado |
| Avisos automáticos | Recordarle al cliente antes del vencimiento, mandarle a cada cobrador su agenda del día y avisar cuando un compromiso se incumplió | Avanzado |
| Calificación de clientes | Una vez por mes, ubicar a cada cliente en cuenta corriente en una categoría de la A a la E según cómo viene pagando —atraso, deuda vencida, cheques rechazados, promesas incumplidas—, con el puntaje y el porqué de cada número | Avanzado |
| Límite de crédito sugerido | Proponer para cada cliente el límite que le corresponde según lo que compra y su categoría, que sube o baja de a poco y nunca de golpe | Avanzado |
| Aprobación de límites | Aprobar o rechazar los límites propuestos de a uno o todos juntos; el motivo de un rechazo queda a la vista la próxima vez | Avanzado |
| Política de crédito | Que cada empresa decida cuánto pesa cada forma de pagar, cuánto vale cada categoría, cuánto puede moverse un límite por mes y si los cambios se aplican solos o se aprueban; y ver qué saldría con toda la cartera antes de prenderla | Avanzado |
| Avisos de crédito | Avisarle al vendedor cuando su cliente baja de categoría, o a cobranzas cuando hay límites para aprobar | Avanzado |
| Quién entra en nombre del cliente | Ver qué personas entran al portal, a la app o por la API en nombre de cada cliente, si pueden entrar y cuándo lo hicieron; darle acceso a una persona nueva —con su licencia— y habilitar o deshabilitar a cada una. La misma persona puede atender a varios clientes con un solo usuario | Avanzado |
Por qué éste y no una planilla
Repactar no borra lo prometido
Cuando el cliente promete de nuevo se registra un compromiso nuevo y el anterior queda marcado como repactado: el historial de promesas incumplidas es un dato, no una sensación.
El atraso se mide con lo que pagó, no con lo que debe
Se calcula sobre los recibos del último año, desde el vencimiento de cada factura y según su importe: pagar tarde una factura grande pesa más que pagar tarde una chica.
Lo acordado vuelve solo
Un *"no atiende"* devuelve el comprobante a la agenda sin que nadie tenga que acordarse, y lo atrasado nunca desaparece de la lista.
La mora se estima al instante
La tasa la define cada empresa, y el recargo sale calculado por comprobante a la fecha de hoy, sin hacer la cuenta aparte.
Lo interno no sale del equipo
Los clientes que consultan su cuenta por el portal ven su deuda, pero no las notas de cobranza ni los indicadores de atraso.
Un cheque cuenta el día que se cobra
Para calificar al cliente, quien paga en fecha con diferidos a 90 días figura con 90 días de atraso.
Cada número tiene su porqué
Antes de aprobar un límite se ven los puntos de cada factor de la calificación y la cuenta con que se llegó al límite propuesto.
El saldo de cada cliente se puede auditar
El análisis de deuda rearma la cuenta desde todos los comprobantes y marca la imputación que no cierra, en lugar de confiar en el saldo guardado.
Para qué empresa es
- Le vende en cuenta corriente a muchos clientes y cobra a 30, 60 o más días.
- Tiene una o varias personas dedicadas a cobrar y necesita que lo que hace cada una quede escrito y se pueda retomar.
- Hoy lleva la cobranza en una planilla aparte o en un cuaderno.
- Quiere saber quién paga tarde de costumbre antes de seguir dándole crédito.
- Le da crédito a muchos clientes y revisa los límites a mano, o no los revisa.
Se combina con
Factura Electrónica. Lo que se reclama es lo que se emitió y autorizó: el comprobante que se nombra en el llamado es el mismo que figura ante el fisco.
Gestión. La cobranza entra a la caja por la minuta del día, y queda en el libro de IVA lo que se facturó.
Comercial. El cliente que se ganó en una oportunidad es el mismo al que después se le cobra, con sus contactos ya cargados.
Preguntas frecuentes
¿El sistema me cambia los límites solo?
Sólo si la empresa elige el modo automático en su política de crédito: ahí se aplican solas las bajas y las subas chicas, y el resto se aprueba.
¿Puedo probar la política antes de prenderla?
Sí: «ver qué saldría» calcula toda la cartera con la política nueva sin guardar nada.
¿Cómo sé si el saldo de un cliente está bien?
El análisis de deuda rearma su cuenta desde todos los comprobantes, entre dos fechas, y marca la imputación que no cierra.
¿Tengo que cargar algo para empezar?
No. La deuda sale de lo que ya se facturó y se cobró; lo único para configurar es la tasa del recargo por mora, si se quiere estimarlo.
¿El recargo por mora se factura solo?
No. Es una estimación para informar al cliente; no se factura ni cambia la deuda.
¿Cada cobrador ve lo de todos?
Depende del permiso: sin el de la agenda del equipo, cada uno ve sólo sus compromisos.
¿El cliente se entera de lo que anotamos?
No. Por el portal ve su deuda y sus comprobantes; la bitácora de cobranza es interna.
¿Sé si el cliente leyó el estado de cuenta?
Se registra la apertura del correo cuando el programa de correo del cliente lo permite. Es una tendencia, no una confirmación de lectura.
Lo que no hace
- No cobra. Los recibos se emiten en la cobranza, que viene con el Básico; esto registra la gestión, no mueve plata.
- No corrige las imputaciones que encuentra el análisis de deuda. Las señala; se arreglan en el comprobante, con el permiso de quien imputa.
- No factura la mora. Estima el recargo; si se decide cobrarlo, se emite el comprobante como cualquier otro.
- No calcula intereses compuestos. El recargo es simple, sobre el saldo de hoy.
- No llama por teléfono. Registra lo que se habló; el llamado lo hace una persona.
- No consulta informes de riesgo de terceros. La calificación sale de cómo el cliente le viene pagando a la empresa, no de bases comerciales externas.
- No le pone límite a un cliente que no lo tenía sin que alguien lo apruebe, ni sube nunca el de un cliente en la peor categoría. Mientras la revisión sólo califica, no cambia ningún límite.
- No deshace lo que decidió una persona. Un límite que alguien cambió a mano se respeta durante los días que fija la empresa.