El balance no espera al cierre del ejercicio
Está bien todo el año: hace la refundición en el cálculo, se haya corrido o no el cierre, y avisa cuando un cierre grabado quedó viejo porque entró algo después.
En una empresa de transporte el banco se mira en la página del banco, los cheques en una planilla y el asiento lo arma el contador a fin de mes con lo que le mandan. Cuando algo no cuadra, nadie sabe si falta un movimiento, si un cheque se depositó dos veces o si el asiento quedó contra la cuenta equivocada.
Y el balance llega tarde. Hasta que el estudio cierra el ejercicio —a veces meses después— nadie sabe cómo viene el resultado, y cuando una cifra llama la atención hay que pedirle al contador el mayor de la cuenta y después buscar a mano de qué factura salió cada renglón. Un asiento duplicado cuadra, y por eso no lo ve nadie hasta el cierre del año.
Qué resuelve, de punta a punta
Cubre la tesorería y el registro contable completo de la operación: el banco, los cheques, la conciliación, los asientos, el libro diario, el mayor, el balance, el cierre del período y del ejercicio, y lo que se lleva el estudio contable.
- Las cuentas bancarias, cada una con tres saldos: en libros, disponible y conciliado. Se agrupan por moneda y no se suman entre sí, y el acuerdo de descubierto se muestra aparte del disponible. Ahí se cargan los gastos, los intereses, los débitos automáticos y las acreditaciones, y se transfiere entre cuentas propias con las dos puntas en una sola operación.
- La cartera de cheques de terceros. Un cheque se encuentra por su número, por la cuenta o por quien lo firmó, sin saber en qué estado está. Se depositan de a muchos en una sola boleta, se dejan en custodia, se venden al banco, se canjean, se devuelven al cliente o se registra su rechazo.
- Cada sucursal, lo suyo: los movimientos y los cheques de una sucursal los ve y los opera esa sucursal; administración central los de todas, con su permiso. La misma regla vale para las listas, para lo que se abre por número y para los cheques que endosa una orden de pago.
- La conciliación: se abre un período, se tildan los movimientos que trae el resumen del banco y la pantalla dice cuánto falta para llegar a su saldo. Se cierra con diferencia cero, y desde ahí no entra ningún movimiento anterior sin reabrirla.
- Los asientos salen de la operación, no se cargan por segunda vez: la factura de venta —al emitirla o en un asiento global del período, por sucursal—, la factura de proveedor al registrarla, la orden de pago, el cobro, la minuta, el cierre de la caja, la conciliación del banco, el gasto que rinde un chofer propio, la liquidación de una empresa de transporte, la diferencia de cambio de la liquidación de un viaje y el faltante de una bolsa entre sucursales. La empresa elige cuándo asienta cada circuito y con qué fecha.
- La factura de proveedor va con la cuenta de gasto del proveedor, que en la misma factura se cambia o se reparte entre varias; cada impuesto, a la cuenta que dice el impuesto —de ventas o de compras, y la percepción de ingresos brutos por jurisdicción—, y la deuda, a la de proveedores. Cada comprobante muestra su asiento y lo vuelve a armar, y lo que quedó sin asiento se asienta por mes desde el cierre de períodos.
- El asiento manual, para lo que no sale de ningún circuito: se carga con el teclado, cuadrado al centavo y en cualquier moneda con su cotización. Cualquier asiento se corrige —la cuenta, la fecha, la referencia, el detalle— con su historia a la vista; el importe no: un manual mal hecho se anula con su contrasiento.
- Todo en la moneda de la empresa: lo que está en otra moneda se asienta convertido, con la cotización del documento.
- La consulta de asientos reúne lo asentado por todos los circuitos, con sus líneas, su historia —anulado, contrasiento, vigente— y el documento que lo generó, que se abre con un click.
- El libro diario, para imprimir como el libro rubricado —folio, renglón correlativo, tomo, libro y el transporte de hoja a hoja— o para bajar en planilla con las columnas que se elijan.
- El balance, en vivo: sumas y saldos, situación patrimonial, estado de resultados y evolución del patrimonio neto, a cualquier fecha y con el comparativo del ejercicio anterior, más el mayor de cada cuenta o de un rango del plan. Cada importe abre el mayor de su cuenta, cada renglón del mayor su asiento y cada asiento su documento. Se emite como estado contable, por rubros y con carátula.
- El plan de cuentas: el árbol de títulos y cuentas, cuáles reciben asientos y en qué título suma cada una. Y el plan del contador al lado: a cada cuenta, la del estudio, para emitir el balance y el libro diario en su plan.
- El cierre del período contable: cerrado un mes, ningún circuito asienta con esa fecha. Se reabre de a un período, el último, con un motivo que queda registrado.
- El cierre del ejercicio, en la misma pantalla: la refundición de resultados, el cierre patrimonial y la apertura del ejercicio siguiente, con los saldos del balance y de a un ejercicio por vez. Reabrirlo los contrasienta.
- Lo que se lleva el estudio: el libro diario, las sumas y saldos y el mayor en planilla, en el plan de la empresa o en el del contador; la contabilidad por la API, para que el sistema del estudio la tome sola; y la copia de datos de la empresa, con el plan, los asientos y sus renglones.
- Preguntarle al balance: una consulta de los movimientos contables por cuenta, rubro, mes, ejercicio, sucursal y origen, que también contesta un asistente de inteligencia artificial conectado a la empresa —«¿por qué bajó el resultado de agosto?»— bajando hasta los asientos.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Bancos y Tesorería | Ver en un solo lugar los saldos y los movimientos de cada cuenta bancaria: en libros, disponible y conciliado | Operador |
| Movimientos bancarios | Registrar gastos, intereses, débitos automáticos y acreditaciones, y transferir entre cuentas propias de la misma moneda con las dos puntas juntas | Operador |
| Anular o revertir un movimiento | Deshacer un movimiento sin borrarlo: el sistema decide si lo anula o genera el inverso, y pide el motivo | Operador |
| Corregir un movimiento | Arreglar la fecha, la acreditación, la boleta o el detalle de un movimiento que el banco todavía no confirmó, también el de un cobro o un pago, sin anularlo; la auditoría guarda lo que decía antes | Operador |
| Depósito y custodia de cheques | Depositar varios cheques en una sola boleta, como la va a mostrar el banco, o dejarlos en custodia con la acreditación fechada en cada vencimiento | Operador |
| Descuento de cheques | Vender cheques al banco cargando la liquidación tal como viene, con el neto y la tasa anual implícita a la vista | Operador |
| Canje y devolución de cheques | Reemplazar un cheque por uno o varios del mismo cliente, o devolvérselo, sin mover la cuenta bancaria | Operador |
| Rechazo de cheques | Registrar el rechazo con los gastos del banco y los administrativos por separado, y emitirle al cliente la nota de débito con todo ya cargado | Operador |
| Conciliación bancaria | Tildar los movimientos contra el resumen del banco y ver cuánto falta para llegar a su saldo; el saldo del resumen y los tildes quedan guardados para seguir otro día | Operador |
| Cierre de conciliaciones | Cerrar el período conciliado con diferencia cero —con su asiento, si la empresa lo eligió— y reabrirlo cuando haga falta | Operador |
| Cuentas bancarias | Dar de alta cada cuenta con su banco, su moneda, su cuenta contable y su acuerdo de descubierto | Avanzado |
| Conceptos bancarios | Definir los tipos de movimiento y la cuenta contable a la que va cada uno | Avanzado |
| Maestro de bancos | Cargar cada banco con su código de entidad y corregir su nombre; uno que ya usa una cuenta o un cheque no se borra | Avanzado |
| Movimientos y cheques de todas las sucursales | Ver y operar los movimientos y los cheques de las otras sucursales, además de los de la propia; sin él, cada persona trabaja con los de la suya | Avanzado |
| Exportar movimientos | Bajar el listado de movimientos bancarios a una planilla | Avanzado |
| Asientos contables | Consultar todo lo asentado, de cualquier circuito, por fecha, número, origen, cuenta, texto o importe, con sus líneas, su historia y el documento que lo generó | Operador |
| Asiento manual | Cargar con el teclado lo que no sale de ningún circuito, cuadrado al centavo y en cualquier moneda | Operador |
| Corregir un asiento | Cambiar la cuenta, la fecha, la referencia o el detalle de cualquier asiento, con la historia del cambio; nunca el importe | Operador |
| Anular un asiento manual | Deshacerlo con su contrasiento, sin borrar nada | Avanzado |
| Libro diario | Emitir el libro para imprimir, con folio, renglón correlativo y transporte, en el plan de la empresa o en el del contador | Colaborador |
| Balance | Ver las sumas y saldos, la situación patrimonial y el estado de resultados a cualquier fecha, con comparativo, y el mayor de cada cuenta, bajando hasta el documento | Colaborador |
| Emitir el balance | Armar los estados contables para imprimir —situación, resultados, evolución del patrimonio neto y anexo de sumas y saldos— por rubros, con carátula | Colaborador |
| Configurar el balance | Decir qué título del plan es el activo, el pasivo, el patrimonio, los ingresos y los egresos, la cuenta del resultado y en qué mes cierra el ejercicio | Avanzado |
| Plan de cuentas | Crear y corregir cuentas, decidir cuáles reciben asientos y en qué título suma cada una, y dar de baja las que ya no se usan | Avanzado |
| Plan del contador | Darle a cada cuenta la del plan del estudio, de a una y con el teclado, para el balance y el diario en su plan | Colaborador |
| Exportar la contabilidad | Bajar el libro diario, las sumas y saldos y el mayor en planilla, con las columnas que se elijan | Colaborador |
| Contabilidad por la API | Que el sistema del estudio tome el libro diario, el plan de cuentas y las sumas y saldos solo | Avanzado |
| Movimientos contables | Consultar y analizar lo que se movió por cuenta, rubro, mes, ejercicio, sucursal y origen, también con inteligencia artificial | Operador |
| Corregir la cuenta calculada | Cambiar la cuenta contable que el sistema propone en un movimiento de caja, en la minuta o al emitir una factura | Avanzado |
| Cierre del período contable | Cerrar el mes para que ningún asiento entre con esa fecha, reabrir el último con motivo y ver la historia de cada cierre | Avanzado |
| Cierre del ejercicio | Grabar la refundición, el cierre patrimonial y la apertura con los saldos del balance, y reabrir el último | Avanzado |
| Asiento de ventas del período | Asentar las ventas de un mes en un asiento global, por sucursal o de todas, viendo antes qué lleva y qué queda afuera | Operador |
| Asiento de la factura de proveedor | Que cada factura, nota de débito y nota de crédito de proveedor se asiente al registrarla: el gasto a la cuenta del proveedor —que se cambia o se reparte entre varias en la misma factura—, cada impuesto a la suya y la deuda a la de proveedores. Si falta una cuenta, se registra igual y avisa qué falta | Operador |
| Volver a armar el asiento de una compra | Ver en la ficha del comprobante su asiento, con lo que se contrasentó, y volver a armarlo con lo que dicen hoy el comprobante y las cuentas —eligiendo a mano la que falte— sin tocar sus importes | Avanzado |
| Compras sin asiento | Asentar por mes, uno por comprobante, las compras que quedaron sin asiento —las cargadas antes o con una cuenta sin configurar—, viendo antes cuáles van y cuáles quedan afuera, con su motivo | Avanzado |
| Cuentas de los impuestos | Decir en cada impuesto, de ventas y de compras, a qué cuenta va; la percepción de ingresos brutos que se sufre al comprar, por jurisdicción. Una empresa que viene del sistema anterior las trae de su modelo contable | Avanzado |
| Configuración del asiento | Elegir cuándo asienta cada circuito, con qué fecha, contra qué cuentas y si el asiento se revisa en pantalla antes de grabarse | Avanzado |
| Revisión de los asientos | Encontrar los asientos que no cuadran, sin líneas, con cuentas que no existen o no reciben asientos, contrasientos mal pareados y repetidos | Experto |
Cada función se concede por separado. Cargar un movimiento y revertirlo, tildar una conciliación y cerrarla, mirar el balance y configurarlo, cargar un asiento y exportar el libro son permisos distintos. Cerrar o reabrir un período o un ejercicio pide, además, la categoría de administrador. A quien sólo consulta se le puede dar el libro, el mayor y el balance sin que pueda cargar, corregir ni exportar nada.
Por qué éste y no una planilla
Del balance al papel, con un click
Cada saldo abre el mayor de su cuenta, cada renglón del mayor su asiento y cada asiento la factura, el pago o el movimiento que lo generó. Nadie tiene que buscar a mano de dónde salió un número.
Un asiento se corrige, el importe no
La cuenta, la fecha y la referencia se corrigen sin pedirle a sistemas, con la historia del cambio a la vista; un importe mal cargado se anula con su contrasiento y se vuelve a cargar. Nada se borra.
El banco no se asienta dos veces
El movimiento que viene de un pago, de un cobro o de la caja ya lo asentó su circuito. El banco asienta sólo lo que nace en él —gastos, intereses, débitos, transferencias— y recién al cerrar la conciliación, cuando el resumen del banco lo confirmó.
Un período cerrado no cambia
Ningún circuito asienta con fecha de un mes cerrado, ni anula un asiento que quedó en él: primero hay que reabrirlo. El ejercicio se cierra y se reabre de a uno, en orden.
Ningún asiento se graba descuadrado
Una diferencia de centavos va a una cuenta puente que elige la empresa, con aviso, y no a una línea sin cuenta; si no hay cuenta puente, el asiento no se graba.
El estudio se lleva la contabilidad en su plan
El libro diario, el balance y las planillas salen en el plan del contador con sólo cargar la equivalencia de cada cuenta, y su sistema los toma por la API: nadie pasa asientos a mano de un sistema al otro.
Preguntarle al balance
Una pregunta sobre los números —por qué bajó el resultado, qué gasto creció— se contesta con la contabilidad de la empresa, bajando de rubro a cuenta y de cuenta a los asientos.
Tres saldos que no se mezclan
En libros, disponible y conciliado, por cuenta y por moneda. El acuerdo de descubierto va aparte: disponible y disponible para girar son dos cosas distintas.
Treinta cheques, una sola operación
Se depositan juntos en la boleta que va a mostrar el banco, la custodia deja fechada la acreditación de cada uno, y dos personas no pueden mover el mismo cheque a la vez.
La conciliación cerrada es un candado
Cierra sólo con diferencia cero, y desde ahí no entra ningún movimiento con fecha anterior sin reabrirla. Al cerrarla, los cheques depositados o en custodia que el banco listó pasan solos a acreditados.
Para qué empresa es
Para la empresa de transporte y logística que opera con bancos y cheques todos los días y quiere que el registro contable salga de esa misma operación, sin volver a cargarlo: la venta, el pago, el cobro, la caja y el banco asientan solos, contra su propio plan de cuentas, y el balance está al día sin esperar al estudio.
Se aprovecha más cuando se reciben cheques de clientes en cantidad, se trabaja con varias cuentas, varias sucursales o varias monedas, se concilia todos los meses contra el resumen del banco, la dirección quiere ver el resultado mes a mes, o el estudio contable lleva los libros en su propio sistema y necesita que un mes presentado no cambie después.
Se combina con
- Gestión, que es lo que necesita: la orden de pago a proveedores se asienta al emitirse y paga con transferencias, cheques propios o cheques de la cartera. Los centros de costo con su presupuesto, el análisis del gasto, los libros de IVA y el cierre del período fiscal vienen con Gestión.
- Deudores y cobranza: la factura, el cobro, la minuta y la caja se asientan cuando la empresa lo elige —por cada comprobante, al cerrar la minuta o al cerrar la caja—, y los cheques cobrados entran a la cartera que se deposita acá. El rechazo de un cheque le reabre la deuda al cliente con una nota de débito.
- Viajes: el gasto que rinde un chofer propio y la diferencia de cambio de la liquidación de un viaje se asientan solos.
- Cargas: un cheque que viaja en una bolsa a otra sucursal figura en tránsito hasta que llega, y el faltante que se da por perdido se asienta.
- Multimoneda: las cuentas en dólares, cada una en su moneda, y el asiento manual en otra moneda con su cotización.
Preguntas frecuentes
¿Hay que esperar al cierre del ejercicio para ver el resultado?
No. El balance y el estado de resultados se ven a cualquier fecha, con la refundición hecha en el cálculo, y comparados con el mismo período del ejercicio anterior.
¿Cómo se corrige un asiento mal hecho?
La cuenta, la fecha, la referencia o el detalle se corrigen desde la consulta, y el cambio queda en su historia. Un importe no se cambia: si el asiento es manual, se anula con su contrasiento y se carga de nuevo; si salió de un circuito, se deshace el documento en ese circuito, que es el único que sabe qué más hay que deshacer.
¿El estudio tiene que volver a cargar los asientos en su sistema?
No. Se los lleva en planilla, con las columnas que pide, o su sistema los toma por la API; y si trabaja con su propio plan de cuentas, se carga una vez la equivalencia de cada cuenta y todo sale en su plan.
¿Qué pasa si hay que registrar algo de un mes cerrado?
No entra. Se reabre el último período cerrado, con un motivo que queda registrado, se corrige y se vuelve a cerrar.
¿Quién cierra el ejercicio?
Se cierra desde Cierre de períodos, de a un ejercicio y en orden, cuando el balance cuadra y están configuradas las cuentas del balance. Si el ejercicio ya lo cerró el sistema anterior, se respeta.
¿Funciona con cuentas en dólares?
Sí, con el add-on Multimoneda. Cada cuenta opera en su moneda, los saldos se agrupan por moneda sin sumarse, y el asiento se registra en la moneda de la empresa con la cotización del documento.
¿Por qué no veo un movimiento o un cheque?
Casi siempre porque es de otra sucursal: cada persona ve y opera los de la suya, y los de todas llevan un permiso aparte. La pantalla lo dice.
¿Qué pasa con un cheque rechazado?
No desaparece: pasa a su propia cartera, desde donde se vuelve a depositar, se canjea o se devuelve, y la pantalla ofrece la nota de débito al cliente con los gastos ya cargados.
¿Se puede borrar una cuenta del plan?
No: se da de baja. Deja de ofrecerse para imputar, y los asientos que ya la usan quedan como estaban.
Lo que no hace
- No presenta los libros ante un organismo: emite el libro diario con el formato del rubricado, pero la presentación digital no se hace desde acá.
- No importa asientos ni archivos de otro sistema: la contabilidad sale de CRISTAL+ hacia el estudio, no al revés.
- No tiene un modelo contable por proveedor: la cuenta del gasto la propone el proveedor y se decide en cada factura, y la de cada impuesto la dice el impuesto.
- Al volver a armar el asiento de una compra no cambia sus importes: son los del comprobante.
- No muestra el balance en otra moneda ni hace el ajuste por inflación.
- No arma el presupuesto económico ni el resultado por camión, por cliente o por sucursal desde el asiento: eso sale de los análisis de cada módulo.
- No lee el archivo del resumen del banco: la conciliación se hace tildando los movimientos.
- No transfiere entre cuentas de distinta moneda ni registra la compra o venta de moneda.
- No paga, no cobra, no presupuesta por centro de costo ni arma los libros de IVA: eso es de Gestión y de Deudores y cobranza.
- La contabilidad por la API necesita el plan de API del contrato, y el análisis con inteligencia artificial, el servicio de inteligencia artificial.