Se controla por litros y por importe, no sólo por litros
Es lo que encuentra la factura a el valor de lista cuando había un acuerdo: el caso en que la cantidad cierra y la plata no.
El combustible es el segundo costo de una empresa de transporte y el más difícil de verificar. Se autoriza con un papel que después nadie junta, se carga en estaciones de tres provincias, y la factura llega un mes más tarde con cientos de renglones. Controlarla renglón por renglón contra los tickets no lo hace nadie, así que se paga lo que dice.
Y el control que sí se hace suele mirar sólo los litros. Es el que deja pasar lo más caro: la estación cobra el valor de lista cuando había un acuerdo. Los litros cierran y la diferencia está en la plata.
Qué resuelve, de punta a punta
Cubre el circuito completo, en cualquiera de sus formas: estaciones de terceros, tarjetas de combustible y surtidor propio.
Se autoriza con un vale que dice dónde, qué combustible y hasta cuánto. La carga se registra cuando vuelve el ticket, o en el momento desde el surtidor. El resumen que manda la petrolera entra leyendo su planilla. Y la factura se controla contra las cargas registradas, por litros y por importe.
Cada carga queda imputada al viaje, así que el costo de combustible del viaje sale solo. Y cada lectura de odómetro alimenta el consumo del camión y sus vencimientos por kilómetro.
Funciones
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Vales de combustible | Autorizar una carga con su tope —por litros, por importe o tanque lleno— para una unidad y una estación determinadas | OPERADOR |
| Vale en el celular | Entregar el vale sin imprimirlo: el chofer lo lleva en la pantalla y la estación lo valida por su código | OPERADOR |
| Terminal del surtidor | Que el playero registre la carga en el momento, leyendo el código del vale, sin usuario ni contraseña y sin poder cargar sin vale | OPERADOR |
| Tope que frena en el surtidor | Impedir que se despache más de lo autorizado, en el momento, cuando el combustible todavía no salió | OPERADOR |
| Registro de cargas | Anotar cuántos litros entraron a cada unidad, en qué estación y a qué viaje, con el ticket que lo respalda | OPERADOR |
| Consumo cada 100 km | Medir cuánto consume cada unidad, exacto entre cargas de tanque lleno y aproximado cuando no las hay, marcando las lecturas imposibles en vez de promediarlas | CONSULTA |
| Estaciones y valores por litro | Mantener las estaciones donde se carga y lo acordado por litro en cada una, con su historial | OPERADOR |
| Surtidor propio | Llevar el tanque de la empresa: lo que entra, lo que sale y el saldo, con el combustible valorizado por la compra que lo llenó | OPERADOR |
| Tarjetas de carga | Registrar las tarjetas del emisor y quién tenía cada una en cada período, para saber a qué camión imputar una carga de hace dos meses | OPERADOR |
| Lectura del resumen del emisor | Cargar de una vez todas las cargas del período leyendo la planilla que manda la petrolera o la tarjeta | OPERADOR |
| Resolución por causa | Arreglar de un golpe todas las líneas que quedaron sin imputar por el mismo motivo, en vez de corregirlas de a una | OPERADOR |
| Conciliación de la factura | Controlar la factura de la estación contra las cargas registradas, por litros y por importe, tildándolas o contra el archivo | OPERADOR |
| Vales entregados y sin rendir | Ver qué vales salieron y nadie rindió en el período que se está controlando, que es lo que puede estar facturado sin registrar | CONSULTA |
| Ajustes por nota de crédito | Corregir el importe facturado sin tocar las cargas, que son el hecho | OPERADOR |
| Tolerancias configurables | Definir cuánta diferencia de litros y de importe se acepta antes de marcar una factura | AVANZADO |
Por qué éste y no una planilla
El playero carga sin tener usuario
El terminal del surtidor se abre en una tablet con un enlace propio de esa estación, y opera sólo sobre ella: un vale de otra estación se rechaza ahí mismo.
Sin vale no se carga, y el tope frena antes de despachar
En el surtidor el límite se aplica cuando el combustible todavía está en el tanque, no cuando se rinde el ticket.
Quién tenía la tarjeta se guarda con fechas
Al leer un resumen de hace dos meses, cada carga se imputa a quien la tenía ese día y no a quien la tiene hoy.
Las cargas que el archivo no trajo se muestran
Si el emisor no las factura, son cargas propias que nadie va a cobrar; si las factura, el archivo está incompleto. Es el control del otro lado, y no lo hace nadie a mano.
Una carga no se edita para que una cuenta cierre
Si la factura dice otra cosa, se registra un ajuste: la carga es el hecho y queda como está.
Reabrir una conciliación exige un motivo
y es un permiso distinto del de conciliar.
Para qué empresa es
Para la empresa de transporte que carga combustible en estaciones de terceros o con tarjeta y recibe una factura o un resumen que hoy no puede verificar renglón por renglón.
Se aprovecha más cuando se dan algunas de estas condiciones: se entregan vales a los choferes, se carga en más de una estación, se recibe un resumen mensual con el detalle, hay surtidor propio en la base, o se necesita el costo de combustible imputado a cada viaje.
Se combina con
Viajes, que es donde vive el circuito: cada carga se imputa al tramo del viaje y de ahí sale su costo de combustible.
Flota, porque cada lectura de odómetro alimenta el kilometraje de la unidad y con él los vencimientos por kilómetro, como el próximo service.
Compras, donde sigue su curso la factura del proveedor una vez controlada.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si no tenemos surtidor propio?
Sí. El surtidor propio es una de las tres formas; el circuito funciona igual con estaciones de terceros y con tarjetas.
¿Hay que imprimir los vales?
No. Imprimir está para la estación que todavía pide el papel; el vale se puede llevar en la pantalla del celular.
¿Y si el emisor no manda ninguna planilla?
La factura se controla igual, tildando las cargas registradas, que es como se trabaja con los tickets en la mano.
¿Qué pasa con un vale que nadie rinde?
No frena nada, y aparece listado al controlar la factura de ese período: es justamente el que puede estar facturado sin registrar.
¿Se puede cerrar una factura que no cierra exacto?
Sí, avisando cuánto falta o sobra y dejando la diferencia registrada. Lo que no se puede es cerrarla sin enterarse.
Lo que no hace
- No paga la factura: eso sigue el circuito de Compras.
- No reemplaza al surtidor ni a la tarjeta: registra y controla lo que ellos despachan.
- No calcula rutas ni consumos teóricos: mide el consumo real contra las lecturas cargadas.
- No opera sin que se registren las cargas. Si nadie rinde los vales ni se lee el resumen, no hay contra qué comparar la factura.