Módulo · CRISTAL+
Del retiro en el domicilio del cliente a la entrega y su rendición: cada envío seguido bulto por bulto, de sucursal en sucursal y en la calle, con el papel y la plata que vuelven controlados.
Una empresa de cargas mueve cientos de envíos chicos por día, de muchos clientes, entre varias sucursales. Cada uno deja un rastro largo: el retiro, la recepción en el depósito, la guía, el camión, la sucursal de destino, el reparto, la firma de quien recibe, el remito que vuelve, el contrarreembolso cobrado en la calle y la plata que viaja de una sucursal a otra. Y del otro lado, el cliente que llama para saber dónde está su envío.
Cuando ese rastro vive en papeles, planillas y llamados, lo que se pierde no da ningún error: el remito firmado que nadie le rindió al cliente, el contrarreembolso cobrado que no llegó a la sucursal que lo rinde, la guía entregada que nunca se facturó, el bulto que faltó al bajar del camión y nadie reclamó, la plata que salió en un sobre y no llegó a ninguna caja. Aparecen cuando el cliente reclama, y para entonces hay que reconstruir de memoria qué pasó.
| Función | Para qué sirve | Licencia |
|---|---|---|
| Pedido de retiro | Cargar el pedido de ir a buscar la carga al domicilio del cliente, con la franja en que se retira, y ver lo que hay que retirar en los próximos días y lo atrasado | Operador |
| Recepción en el depósito | Registrar lo que llega —el aviso del cliente, lo que se trae al mostrador, lo que vuelve de un retiro— sin soltar el teclado: quién manda y a quién va elegidos de los habituales, el domicilio ubicado en el mapa, lo que se manda del catálogo con sus kilos y las medidas de un bulto, y la etiqueta de cada bulto; corregirla, dividirla o anularla mientras no tenga guía | Avanzado |
| Dónde queda en el depósito | Que lo recibido quede en la zona de carga que junta su destino —sola si hay una, eligiendo si hay varias—, que el puesto diga dónde dejarlo y que la guía lo proponga al emitir; moverlo de zona desde la ficha | Operador |
| Cada bulto con su código | Que el cliente avise su carga caja por caja —con el código que ya pega en sus cajas, un SSCC, o con los rótulos que le da el sistema— y que el depósito la reciba leyendo cada una: lo repetido no cuenta, lo de otro envío se detecta y, si falta algo, se sabe qué caja falta | Operador |
| Emisión de guías | Emitir la Carta de Porte o la Guía Factura de una recepción, o una de mostrador, con la valorización por las tarifas del cliente, los impuestos y la autorización del fisco; el papel lleva el detalle de la carga —el remito, la cantidad, el artículo, los kilos y los metros— al lado de la valorización | Operador |
| Consulta de guías | Buscar una guía y ver a quién va, qué se cobró, en qué viaje salió, sus fotos, su recorrido y con qué otras guías se relaciona, y reimprimirla | Colaborador |
| Carga al camión | Abrir un camión para una o más rutas con sus límites de peso, volumen y flete, y subirle las guías leyendo los bultos con el lector o con la cámara | Operador |
| Despacho del camión | Cerrar lo que subió en la foja de ruta de cada sucursal de destino y en la planilla del reparto, con los precintos, y largarlo: el recorrido queda con las paradas a las que baja algo, y una salida sin novedades se vuelve atrás | Avanzado |
| Seguro y custodia al despachar | Avisar o frenar cuando un camión pasa lo que la empresa asegura por camión, sumar la custodia, y emitir la nota de débito del excedente a los clientes que tienen seguro propio | Operador |
| Recepción en destino | Recibir lo que baja de cada camión leyendo sus bultos contra la foja, o todo junto, y dejar registrados los rotos, lo que faltó y lo que sobró | Operador |
| Sucursal intermedia y trasbordo | Que lo que va a una sucursal que depende de otra pase por ella y siga viaje en otro camión, y pasar la carga de un camión que se rompió a otro | Avanzado |
| Fojas y planillas | Buscar cualquier foja de ruta o planilla de distribución, ver qué lleva y en qué está cada envío y cada retiro, y reimprimirla | Colaborador |
| Reparto del día | Armar el reparto de cada camión por zona, capacidad y horario —lo que va al mismo domicilio, junto—, con el orden de visita y la hora estimada en el mapa, guardarlo como borrador y cerrarlo con su planilla | Operador |
| El reparto en el mapa | Seguir cada camión de reparto en la calle, qué paradas hizo y cuáles le faltan, y sumarle o sacarle un retiro | Operador |
| Fecha comprometida | Que cada guía diga cuándo se comprometió la entrega —lo pactado con el cliente en días hábiles, o lo que tarda por las rutas— y ver las atrasadas | Colaborador |
| Cumplimiento de los plazos | Ver cuántas guías se entregaron a tiempo por ruta, cliente, zona o período, y pedir un informe que lo interprete | Avanzado |
| Costo y rentabilidad de cada guía | Ver lo que costó llevar cada guía —el chofer, el transportista y los gastos del camión repartidos por kilo— contra lo que se cobró, por cliente, ruta o período | Avanzado |
| Rutas desde el sistema anterior | Proponer las rutas a partir de las líneas y de la historia de salidas del sistema anterior, para no cargarlas de cero | Avanzado |
| Portería | Registrar en la puerta de la sucursal, desde un kiosco, la llegada de cada camión, la presentación para cargar y la salida, con el código que el chofer muestra en su celular | Avanzado |
| Rutas | Decir qué se atiende desde cada sucursal, en qué orden, qué días y a qué hora, con unidades propias o por redespacho; de ahí salen los días de entrega de cada localidad | Avanzado |
| Zonas operativas | Agrupar las localidades que una sucursal atiende como una unidad para retirar y repartir | Avanzado |
| Zonas de carga | Definir el lugar del almacén donde se junta lo que va a un mismo destino antes de subirlo al camión | Avanzado |
| Tiempos pactados | Cargar lo que se le promete a cada cliente, o a todos: cuántas horas se tarda de una zona a otra, con vigencia | Avanzado |
| Horarios de visita | Las franjas en que se puede ir a entregar o a retirar, que se eligen en la guía y en el retiro | Avanzado |
| Remitentes y destinatarios habituales | Cargar una sola vez a quien manda o recibe seguido sin tener cuenta, con su domicilio en el mapa, su horario y su redespachante | Operador |
| Cotizador | Contar lo que el cliente pidió —aunque venga escrito en un mensaje— y ver cuánto sale con cada tarifa, con el seguro, el contrarreembolso y por qué da ese número | Avanzado |
| Estudio de clientes | Ver qué tarifas se usan, qué clientes dejaron de moverse y qué se habría facturado con un aumento, otro mínimo u otra tarifa, sin tocar ninguna | Experto |
| Página de seguimiento propia | Que cualquiera siga un envío o un viaje con su número, sin cuenta, en una página con el logo y los colores de la empresa, que se pone en su web con un link, una cajita o incrustada | Avanzado |
| Qué ve el público de cada estado | Decidir estado por estado si se publica, con el motivo o la observación, y con qué texto: lo que un operador anota para otro no le llega al cliente | Avanzado |
| Avisos por correo | Que a quien se anota en un envío, y a los correos del cliente para todos sus envíos, le llegue un correo con cada novedad, con la marca de la empresa | Avanzado |
| El link en cada documento | Mandarle el seguimiento al cliente desde la guía, la recepción o el retiro, por correo o por WhatsApp, y ver en la empresa quién registró cada novedad y cuáles no ve el cliente | Colaborador |
| Dónde seguirlo, en la guía impresa | Que la guía diga, al lado del código, en qué página se sigue el envío | Colaborador |
| Mis envíos, en el portal | Que el cliente vea las guías que paga, manda o recibe y sus viajes, dónde está cada uno, el envío entero con las fotos de la entrega, la imprima y le mande el link a quien recibe | Portal externo |
| El seguimiento en el sistema del cliente | Que la tienda online o el sistema del cliente siga sus envíos sin entrar a ninguna página: hasta veinte de una vez, o todo lo que se movió desde la última vez que preguntó —sin límite de fecha—, con lo mismo que publica la página de seguimiento y las fotos de su portal: los remitos y la foto y la firma de cada entrega | Portal externo |
| La entrega desde la app | Que el chofer informe desde el celular, parada por parada, lo entregado —con la firma de quien recibe, su documento y las fotos—, lo que no se pudo entregar y por qué, lo diferido y el retiro levantado; lo entregado con su prueba queda entregado en ese momento | Operador |
| Novedades desde la sucursal | Cargar las mismas novedades de una o de varias guías a la vez desde las consultas, decir que el reparto volvió y que lo que no se entregó vuelva al depósito solo, con el reparto saldado | Operador |
| El cobro del chofer en la calle | Que el chofer cobre las guías de contado en destino y los retiros que se pagan al retirar, con su recibo, contra una minuta del reparto que se le asigna al salir | Operador |
| Rendición del reparto | Recibir al chofer al volver: revisar parada por parada, corregir lo que informó, registrar los contrarreembolsos con lo que le dieron y cerrar su minuta a la caja, con la diferencia a su cuenta | Operador |
| Contrarreembolsos | Ver lo que se cobró de contrarreembolso, dónde, quién lo rinde y en qué está su rendición al remitente, y las guías que todavía lo deben | Colaborador |
| Conformes y rendición al cliente | Controlar los remitos firmados que vuelven —leyendo el código o tildando— y rendirle al cliente sus conformes y sus contrarreembolsos en un solo papel, por correo, con el ajuste que el cliente autoriza | Avanzado |
| Rendición automática | Que al cliente que lo pide se le rinda solo, cada tantos días o cuando junta tantos conformes, y le llegue por correo con el registro de si lo abrió | Operador |
| Archivo de los conformes | Guardar el papel de los conformes en archivos —una caja, un bibliorato— con su rótulo y cuánto entra más o menos, que avisan cuando queda poco espacio; saber dónde está el de cada guía, y volver a guardar lo que salió leyendo su código | Operador |
| Bolsas entre sucursales | Mandarle a otra sucursal, en una bolsa precintada, los conformes de sus guías, facturas de proveedores, efectivo y cheques de una caja, contrarreembolsos cobrados y notas; el destino recibe cosa por cosa, lo que no acepta vuelve al origen y lo que falta se busca o se da por perdido, y lo que va a nombre de alguien le aparece en su inicio | Avanzado |
| La plata que viaja | Que el efectivo y los cheques de una bolsa salgan de la caja de origen al cerrarla y entren en la del destino al recibirla, sin que ningún arqueo los cuente mientras viajan, y que una caja con plata sin resolver no se dé por controlada | Operador |
| Bolsas del sistema anterior | Recibir acá la bolsa que mandó una sucursal que todavía trabaja con el sistema anterior, o la que quedó en camino el día del cambio | Operador |
| Contrarreembolso que viaja | Que lo cobrado en otra sucursal se le rinda al remitente recién cuando llegó por bolsa a la sucursal que emitió la guía, si la empresa trabaja así | Avanzado |
| El conforme digital | Que la firma o la foto de la entrega sirvan de conforme sin esperar el papel —salvo para el cliente que lo exige—, con aviso de las entregas registradas lejos del domicilio, y el remito firmado leído con inteligencia artificial | Operador |
| Recanalizar una guía | Cambiar la sucursal que entrega una guía —también la que llegó a una sucursal que no atiende el destino— a otra que lo atiende o a un redespacho | Operador |
| Entregas a un redespacho | Seguir lo que se le dejó a un redespacho hasta su entrega final —que él informa desde el portal, con la foto del remito—, el conforme final y su liquidación con la factura | Operador |
| Anular, reemplazar y devolver una guía | Anular una guía, reemplazarla por la que la corrige o emitir la de regreso de lo que el destinatario rechazó, con la nota de crédito cuando tiene efecto fiscal y la autorización que la empresa pida | Operador |
| Informe de anulaciones | Controlar las guías anuladas, reemplazadas, devueltas y siniestradas, con el motivo, quién lo hizo, quién lo autorizó y la nota de crédito, e imprimirlo | Colaborador |
| Siniestro | Dar por perdido lo que falta entregar de una guía —un robo, un accidente—, con su nota de crédito y un caso para seguirlo | Operador |
| Cambios en la guía y bitácora | Cambiar desde la ficha dónde y cuándo se entrega, el horario, el bloqueo para el reparto y la forma de pago a autorizar, con cada cambio anotado en la bitácora y las notas que ve el cliente en el portal | Avanzado |
| Retornables | Llevar los pallets, cajas y envases que el remitente entrega con la carga: viajan solos con su guía, vuelven con la rendición y cada cliente y cada sucursal tiene su saldo | Colaborador |
| Aviso de que pasamos | Que cuando sale el camión, el destinatario de cada entrega y quien entrega cada retiro reciban un correo con la franja en que pasa y el link para seguirlo, con el texto de la empresa | Operador |
| Comisión del reparto | Pagarle al chofer de un reparto un porcentaje de lo que llevó su planilla, por la ruta, cuando no tiene una tarifa que dé importe | Operador |
| Liquidación y facturación de guías | Cobrarle al cliente sus Cartas de Porte de cuenta corriente, solas o con sus viajes: elegirlas una a una con el buscador, el lector o la cámara, para un cliente, varios o todos los de una frecuencia; facturarlas en el mismo acto a quien factura a pedido, con el IVA y las percepciones, la orden de compra y el detalle de las guías impreso | Operador |
| Pendientes de facturar | Ver qué guías ya se pueden facturar y cuáles esperan —el despacho, la entrega o el remito rendido, según cómo factura cada cliente— y por qué, y facturar desde la guía; con un permiso, facturarle igual, a pedido, lo que todavía espera | Avanzado |
| Correcciones de lo facturado | Corregir una factura de guías con notas de crédito o de débito guía por guía, y una Guía Factura con su nota de crédito sin darla de baja, con su IVA y sus percepciones en proporción y la misma letra que el comprobante que corrigen | Avanzado |
| Ajustes de lo pendiente | Cancelar lo que el cliente no reconoce de una guía o sumarle lo que reconoce de más, con su motivo, sin tocar la guía, y deshacerlo si nada lo tomó | Avanzado |
| Revalorizar guías | Volver a valorizar con las tarifas de hoy una guía o todas las de un filtro, viendo antes la diferencia de cada una, con la bonificación de un concepto; sin tope, con el avance y la opción de cancelar | Avanzado |
El cliente puede avisar su carga caja por caja con el código que ya pega en sus cajas, y el depósito la recibe leyéndolas: lo repetido no suma, lo de otro envío se detecta y, si falta algo, se sabe qué caja es. Al bajar del camión en destino, lo que faltó, lo roto y lo que sobró queda anotado contra su foja.
Lo entregado con su prueba desde el celular del chofer no espera el papel —salvo para el cliente que lo exige—, y las entregas registradas lejos del domicilio se marcan para revisarlas.
Los remitos firmados se controlan leyendo su código y se le rinden al cliente en un solo papel con sus contrarreembolsos, por correo, con el registro de si lo abrió; al cliente que lo pide se le rinde solo, cada tantos días o tantos conformes. Lo que no volvió se lista.
Sale de una caja al cerrar la bolsa y entra en otra al recibirla; mientras viaja, ningún arqueo la cuenta, y la caja que la mandó no se da por controlada hasta que llegó, volvió o se dio por perdida con nombre y motivo.
Con el número, en una página con la marca de la empresa y sin cuenta; con cada novedad, por correo; en su portal, con las fotos de la entrega; y desde su propio sistema, por la API.
Lo pactado con el cliente o lo que tarda por las rutas; las atrasadas se ven, y el cumplimiento y lo que costó llevar cada guía contra lo que se cobró se miran por ruta, cliente o zona.
Anularla, reemplazarla, devolverla o darla por perdida pide motivo, emite su nota de crédito cuando corresponde y queda en un informe con quién lo hizo y quién lo autorizó.
No es para quien sólo hace viajes de carga completa de un origen a un destino: eso es Viajes.
Insumos Internos. Lo que sale con el camión de cada reparto —el matafuego, las fajas, la zorra— queda a cargo del chofer o de la unidad al armar el reparto o al cargar el camión, y se devuelve al rendir la minuta.
Liquidación a Choferes y Terceros. Se suma como add-on para liquidarles a los fleteros los recorridos del período, con la tarifa de cada uno.
Viajes. Las tarifas, las localidades, las zonas, las sucursales y el Estudio de clientes son los mismos; el cliente ve sus guías y sus viajes juntos en su portal, y se le liquidan en el mismo documento.
Deudores y cobranza. Lo que se factura por las guías entra a la cuenta del cliente, con su límite de crédito y su cobranza.
Factura Electrónica. La Guía Factura se autoriza ante el fisco al emitirla, y las notas que la corrigen también.
Gestión. El cobro del chofer en la calle entra a la caja con su minuta, y la plata que viaja en una bolsa sale de una caja y entra en otra.
Casos. Lo que faltó o llegó roto al bajar del camión, un siniestro o el reclamo de un cliente sobre un envío abren un caso para seguirlo hasta resolverlo.
Sí. Retiro, depósito, guía, reparto y rendición funcionan igual; lo que es entre sucursales —la carga que viaja a otra, las bolsas— no hace falta.
No: con el número, en la página de seguimiento de la empresa. Con cuenta, en su portal ve todos sus envíos, con las fotos de la entrega.
No es obligatorio. Las novedades de la entrega se pueden cargar desde la sucursal, de a una o de a muchas; con la app, el chofer informa cada parada con la firma y las fotos, y lo entregado queda entregado en ese momento.
No. La firma o la foto de la entrega sirven de conforme, salvo para el cliente que exige el papel. Si la empresa lo guarda, cada sucursal arma sus archivos y sabe en cuál está el de cada guía.
Lo que mandan en una bolsa se recibe acá, y la plata entra en la caja de la sucursal que la recibe.